Согласно п. 47 Правил, при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 34 и 48 Правил (выдачи дубликата трудовой книжки при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций; в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника). В соответствии с п. 40 Правил (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 г. № 132), с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся: а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (см. ПРИЛОЖЕНИЕ № 2);
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (см. ПРИЛОЖЕНИЕ № 3). В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением (должностным лицом), оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации (работодателя), а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. В органах государственной власти (государственных органах), органах управления государственных внебюджетных фондов, органах управления территориальных государственных внебюджетных фондов, органах местного самоуправления (муниципальных органах), бюджетных учреждениях, в том числе находящихся за пределами Российской Федерации, а также иных некоммерческих организациях, созданных Российской Федерацией, субъектами Российской Федерации, муниципальными образованиями, не являющихся участниками бюджетного процесса, осуществляющих ведение бюджетного учета, в органах, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, а также в финансовых органах и органах управления государственных внебюджетных фондов и территориальных государственных внебюджетных фондов, осуществляющих составление и исполнение бюджетов, с 01.01.2009 г. применяется Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Министерства финансов РФ от 30.12.2008 г. № 148н (с 01.01.2010 г. действующая в ред. от 30.12.2009 г. № 152н), в соответствии с пунктом 263 раздела «Забалансовые счета» которой списание израсходованных, а также испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним производится по Акту о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816). В соответствии с п. 43 Правил (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 г. № 132), трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле. Согласно ст. 342 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000 г., подлинные личные документы (в том числе трудовые книжки) хранятся до востребования, а невостребованные - не менее 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Порядок обеспечения, работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку утвержден Приказом Министерства финансов РФ от 22.12.2003 г. № 117н «О трудовых книжках».