Прядок выдачи дубликата трудовой книжки регламентируется разд. III Правил и п. 7 Инструкции. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Не позднее 15 дней после подачи бывшим работником соответствующего заявления, работодатель выдает ему дубликат трудовой книжки (п. 31 Правил).
Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам. В дубликат вносятся:
а) сведения о стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Стаж работы записывается в графе 3 раздела «Сведения о работе» суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника. После этого стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами (справками с предыдущих мест работы, копиями приказов и т.п.), записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:
в графе 2 указывается дата приема на работу;
в графе 3 записывается наименование работодателя, у которого работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, то об этом также делается соответствующая запись.
ЗАТЕМ:
в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные;
в графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю. После внесения сведений о работе до поступления в данную организацию, в разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждении» дубликата трудовой книжки вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).
Например:

Сведения о работе

 

записи

 

 

Дата

 

Сведения о приеме на работу, о переводе на другую посто­янную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссыл­кой на статью, пункт закона)

Наименова­ние, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

       

Страховой (трудовой) стаж составляет 10 лет 6 месяцев 7 дней

 
 

18

01

1989

Принята в Производствен­ное объединение «Завод «СИБЛИТМАШ», в юридический отдел на должность юрис­консульта

 
 

25

 

07

 

1999

 

Уволена по собственному желанию, статья 31 Кодек­са законов о труде Россий­ской Федерации

Закрытое акционерное об­щество «НЕКТАР» (ЗАО «НЕКТАР»)

Справка от 11.11.2003

№ 16-194/6

 

1.

02

08

1999

Принята в юридический от­дел на должность юрискон­сульта

Приказ от 03.08.1999

№ 216-ЛС

2.

16

05

2002

Переведена в юридический отдел на должность началь­ника юридического отдела

Приказ от 14.05.2002

№ 145-ЛС

3.

23

12

2005

Уволена по собственному желанию в связи с необходи­мостью осуществления ухо­да за инвалидом 1 группы, пункт 3 статьи 77 Трудово­го кодекса Российской Феде­рации

Начальник

отдела кадров подпись

 

Оттиск печати

 

С записями ознакомлен: подпись работника

Приказ от 23.12.2005

№ 651-ЛС

 И.О. Алентьев

расшифровка подписи

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.). При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы новой трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки делается надпись: «Взамен выдан дубликат» (с указанием его серии и номера), и она возвращается владельцу для представления ее впоследствии в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа до поступления на работу в организацию, где выдан дубликат. В соответствии с п. 34 Правил (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 г. № 132), при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации (например, администрацией Новосибирской области). В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций. Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе. Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.
По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки. В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.